履歴書の封筒の書き方とは?手渡しと郵送方法のマナーを解説

転職ノウハウ 2021年10月11日
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履歴書とペンの画像

就職・転職活動中の介護士さんの中には、履歴書を入れる封筒の書き方が分からない人もいるのではないでしょうか?履歴書を入れる封筒は、手渡しと郵送とで書き方が異なります。封筒のサイズや色の選び方はもちろん、履歴書が折れないように工夫することも必要です。この記事では、履歴書を入れる封筒について、押さえておきたいポイントを詳しくまとめました。

目次

履歴書を提出する際に使用する封筒の選び方

就職活動や転職活動で履歴書の提出をする際は、封筒のサイズや色に注意が必要です。ここでは、履歴書の提出時に使用すべき封筒の選び方を解説します。

封筒のサイズ

履歴書を郵送するときは、角形2号を選択しましょう。履歴書を二つ折りした状態のサイズに合わせて封筒を選ぶのがポイントです。角形A4号も使用できますが、複数の応募書類をクリアファイルにまとめると封筒に入り切らない可能性があります。

履歴書を郵送するときは、受け取った相手がスムーズに取り出せることを考え、余裕のあるサイズを選びましょう。

封筒の色

履歴書を入れる封筒は、白色を選ぶのが無難です。茶色の封筒を選んでも問題ありませんが、企業宛のほかの書類と混ざる可能性があります。白色の封筒で提出すれば、応募書類が入っていることを伝えやすくなるでしょう。

履歴書を入れる封筒の書き方

履歴書を入れる封筒に記入する際は、黒色の油性サインペンを使用しましょう。下記では、封筒を郵送する場合と手渡しする場合の書き方について解説します。

郵送するとき

履歴書を郵送する封筒は、横書きではなく縦書きをするのが一般的です。

封筒の表面には、応募先企業の住所と宛名を記載。住所や企業名は省略せず、正式名称を書きましょう。担当者個人宛の場合は「◯◯様」、企業や部署宛の場合は「◯◯御中」と書き分けます。

応募書類であることがひと目で分かるよう、封筒の左下に赤い油性ペンで「履歴書在中」と記載しましょう。なお、「履歴書在中」は市販されているスタンプを利用しても問題ありません。

封筒の裏面には、左上に投函日、左下に差出元の住所と名前を書きます。自分の住所も省略せず、建物名や部屋番号までをしっかりと記載しましょう。封筒のふた部分を糊付けしたら、境目に「〆」マークをつけます。

手渡しするとき

履歴書を手渡しするときは、封筒の表面に宛先を記入する必要がありません。封筒の表面は、左下に赤字で「履歴書在中」のみ記載しましょう。

封筒の裏面は、左下に自分の住所と氏名を記入します。採用担当者が誰の応募書類なのかをひと目で管理しやすくすることが大切です。

履歴書の郵送方法

履歴書を郵送する際は、料金や締切日に注意が必要です。履歴書が応募先にきちんと受け付けてもらえるよう、正しい郵送方法を把握してしましょう。

切手の料金の目安は140円

応募書類をすべて同封した封筒は100g以内に収まることが多いため、料金は140円が目安です。角形A4号や角形2号は定形外郵便物に該当します。定形外郵便物の規格内料金(2021年10月時点)は以下のとおりです。

重量定形外郵便物・規格内料金
50g以内120円
100g以内140円
150g以内210円
250g以内250円

なお、切手を使用する際は、少額切手をたくさん使ったり、キャラクターものを選んだりするのを避けましょう。複数の切手を使用すると見栄えが悪くなり、応募者の印象も悪くなる可能性があります。また、履歴書は公的書類のため、ビジネスシーンに適していない切手を使用するとマナーが備わっていないと思われてしまうでしょう。些細なことでイメージダウンしないようにするためにも、切手の貼り方に注意が必要です。

料金不足に注意

郵便物は料金不足になると、自宅に戻ってきたり企業が差額を支払ったりすることになります。料金不足のまま郵送してしまうと、計算力が弱いと判断されたりミスが多い人間だと思われたりと、企業側にマイナスな印象を与えてしまう可能性も。

また、履歴書が返送されると期日に間に合わなくなる恐れもあるので注意しましょう。

郵送した書類が料金不足にならないためにも、郵便局の窓口で発送すると安心です。郵便局の窓口では、封筒の重さを正確に量ってくれるため、確実な料金を支払えます。

締切日を確認しよう

履歴書を郵送で提出する際は、締切日が消印有効なのか必着なのかを確認しましょう。

たとえば10月1日が締切で消印有効の場合は、10月1日の集荷時間までに封筒をポスト投函または窓口から送付すれば、期日内の提出と見なされます。

10月1日必着の場合、その日までに履歴書が企業に届いていなくてはいけません。郵送物は差出元と宛先が遠いほど到着に時間がかかるため、余裕を持った提出が求められます。締切までに間に合うか不安な場合は、速達を利用するのも一つの手です。

履歴書を郵送するときの3つのポイント

履歴書を郵送するときは、添え状を用意したりクリアファイルに入れたりする必要があります。ここでは、履歴書を送付する際のポイントを3つ解説するので参考にしてみてください。

添え状を同封する

履歴書を送付する際は、添え状を同封するのがポイントです。添え状を通じて採用担当者に挨拶をすれば、より丁寧な印象を与えられます。添え状は、履歴書を二つ折りにした状態と同じサイズ(B5またはA4)に合わせましょう。

書類の順番に注意する

履歴書を郵送する際は、書類をまとめる順番にも注意が必要です。添え状・履歴書・職務経歴書・そのほかの提出書類の順に重ねましょう。書類を封筒に入れるときは、上下や裏表をしっかりと揃えることも重要です。

書類をクリアファイルに入れる

応募書類の折れや汚れを防ぐためにも、透明のクリアファイルに入れたうえで封筒に入れましょう。クリアファイルを使えば、企業側が書類を一括で管理できるメリットもあります。履歴書の状態が悪いと「雑な人」「書類管理ができない人」というマイナスな印象を与えることもあるため、応募書類は丁寧に扱うことが大切です。

履歴書を手渡しするときの2つのポイント

採用担当者と企業の受付とで、履歴書を手渡しする方法は異なります。どちらのパターンになっても対応できるよう、下記のポイントを理解しておきましょう。なお、履歴書を手渡しする際はすぐに書類を取り出すことが多いため、封筒の糊付けは必要ありません。

採用担当者(面接官)に渡すときは封筒から出す

採用担当者(面接官)に直接手渡しするときは、履歴書が入ったクリアファイルを封筒から出して提出します。封筒の上にクリアファイルを重ね、採用担当者が文字を読める向きに揃えて手渡しするのがポイントです。封筒のまま手渡しすると、担当者が履歴書を取り出す手間をかけてしまうので注意しましょう。

履歴書を渡すタイミングは企業や採用担当者によって異なります。いつ提出を求められてもスムーズに対応できるよう、履歴書は鞄から取り出しやすい位置に用意しておきましょう。

受付に渡すときは封筒のまま提出する

企業の受付へ履歴書を渡すときは、書類を封筒に入れたまま提出します。受付が採用担当者(面接官)へ受け渡しをする際、封筒のままの方が管理しやすいからです。受付に手渡しする際も、相手側が文字を読める方向に封筒を差し出しましょう。

企業によっては、応募者の受付への対応をチェックしている場合があります。受付に履歴書を渡すときも、丁寧な対応を心がけましょう。

まとめ

履歴書を入れる封筒は、角形2号で白色のものを選びましょう。履歴書がすっぽり入る大きさなら採用担当者も取り出しやすく、白色ならほかの書類と混ざってしまうのを避けられます。

履歴書を郵送する際は、縦書きで住所や宛名を記載しましょう。料金不足にならないためにも、郵便局の窓口で送付するのがおすすめです。手渡しの場合は、封筒に宛先を記載する必要がありません。履歴書を手渡しするときは、相手が文字を読める向きで提出するのが大切です。

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