近年、介護業界でもICT導入に積極的な事業所が増えています。書類作成や電話・口頭での連絡がまだまだ多い介護業界において、ICT化は今後の経営を左右する重要な要素です。では、ICT活用により、現場にどんな変化があるのでしょうか。メリット・デメリットやICT導入の成功事例、失敗しない導入方法について説明します。
ICTとは？
ICTとは「Information and CommunicationTechnology」の略称で、日本語訳すると「情報通信技術」です。ICTにはITに「Communication」という言葉が入っているように、情報処理に加えて、ネットワーク通信を利用した情報や知識の共有までも意味します。
IoTやITとの違い
似た意味の言葉にIoTやITがあります。ICTとの違いについて説明します。
・ITとICTの違い
ITとは「Information Technology」の略称であり、日本語では「情報技術」と訳します。ITとICTはほぼ同じ意味ですが、ITは「技術そのもの」、ICTは「情報通信技術の使い方」と区別すると分かりやすいでしょう。
・IoTとICTの違い
IoTとは「Internet of Things」の略称で、「モノのインターネット」と訳します。ICTの違いは、IoTが「あらゆるモノがインターネットにつながる技術や状態」、ICTは「人とインターネットをつなぐことで、人と人をつなげる技術」とイメージするとよいでしょう。
介護事業所がICT化に取り組むべき背景
介護事業所がICT化に取り組む背景には、人材不足があります。総務省統計局によると、総人口が減少傾向にある中で、65歳以上の高齢者は一貫して増加しています。2018年の高齢者人口は28.1%ですが、2040年には全人口に占める高齢者の割合が35.3%と約3人に1人が高齢者になる見込みです。
一般的に、全人口に占める高齢者の割合が7%を超えると「高齢化社会」、21%を超えると「超高齢社会」と呼びます。現在の日本はすでに「超高齢社会」のフェーズに入っており、今後ますます高齢化は加速していきます。介護を必要とする高齢者は増えているものの、総人口の減少により働き手は減っているため、介護人材が不足する事態になっています。人材不足を解消するには、人材確保に取り組むとともに、業務の生産性を上げていくことが必要であり、そのための手段として、ICT化は有効です。
2021年には厚生労働省が「令和3年度介護報酬改定の主な事項について」を発表し、多くの場面でのICTの活用が認められました。国全体として、ICT化を推進していく流れにあります。
介護事業所がICT化するメリット・デメリット
では、ICT化は介護事業所にとってどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。
ICT化のメリット
まずはICT化のメリットについて紹介します。
・業務効率化を実現できる
一番大きなメリットとして挙げられるのが、事務作業を効率化し、介護職員の負担を軽減できることです。事務作業の時間を削減できれば、本来の業務である介護サービスに割ける時間が増えるでしょう。たとえば、介護職員が実施したサービス内容や利用者さまの状態などを紙媒体にメモしている場合、後でExcelやシステムにもう一度入力しなければならず、二度手間になってしまいます。訪問サービスの場合は、訪問を終えた後、記録作業だけのために職員は事業所に戻らなければなりません。しかし、ICT化により、スマートフォンやタブレットで入力できる記録システムを導入すれば、1回の入力作業で済みます。移動の必要もないため、訪問サービスの職員は業務後に直接自宅に帰宅することも可能です。
また、見守りシステムを導入し、利用者さまの呼吸数、心拍数や眠りの深さ、状態変化を可視化すれば、夜間見回りの回数の低減や、介護職員の負担軽減ができます。
・情報の連携がしやすい
介護施設と病院、訪問介護事業所などと情報の連携がしやすいのもメリットの一つです。
在宅で介護サービスを受けていた方でも、体調が悪くなり、一時的に病院に入院し、退院した後に訪問診療や訪問看護を利用し、定期的に短期入所サービスも併用するというのは一般的によくあることです。その際、各機関で情報を共有する必要がありますが、紙媒体でデータを管理していると、印刷した紙を郵送したり、FAXを送信しなくてはならず、情報共有のプロセスが煩雑になります。郵送やFAXのほかに電話での連絡・確認が行われている場合もあります。たとえば、利用者さまがデイサービスやショートステイを利用する際、ケアマネージャーが各施設に電話で空き状況を確認していることもあるようです。このようにICT化が進んでいないと、確認や連絡作業に多くの時間が使われていることが分かります。
ICT化を進めて介護システムのような、関係者が同じ情報を閲覧できるプラットフォームを導入すれば、患者さま・利用者さまの情報を時間差なしで共有することが可能になります。デイサービスやショートステイの空き状況もデータベース化できれば、確認のために電話する必要がなくなり、各機関とスムーズに連携ができます。特に、同一法人内に複数事業所がある場合は、情報共有の機会が多いので、ICT化するメリットは大きいはずです。
・データ活用による質の向上
ICT化を進め、データを活用すれば、介護サービスの質を向上させることができます。医療・介護業界では、関係各所に患者さま・利用者さまにまつわるたくさんの情報が蓄積されています。紙媒体で管理されている情報はその場限りしか利用されないこともありますが、こうした情報を関連するデータと組み合わせて分析すれば、多方面で質の向上につなげられるでしょう。
また、近年はIoTやAIにより、データ取得が簡単にできるようになってきています。たとえば、データ転送が可能な体温計や血圧計、体重計を使えば、訪問サービスで職員が訪問している以外の時間でも利用者さまの情報を得ることができます。蓄積したデータを分析できる新しい技術も進化してきているので、今後ますますデータの取得・活用がしやすくなっていくでしょう。
ICT化のデメリット
ICT化のデメリットは下記のとおりです。
・介護職員への教育が必要
ICT機器を導入するにあたっては、機器を扱う介護職員への教育が必要です。特に、高齢の職員や、パソコンやタブレットの扱いに慣れていない人の中には、ICT化に抵抗感を持ってしまう人も多く、新しいデバイスの操作方法を覚えることは、かなりのストレスがかかります。一から丁寧に教育していく必要があるでしょう。
・導入コストが高い
ICT化にはコストがかかります。ICT機器を導入する前に、まずインターネット環境を整備し、パソコンやスマートフォン、タブレットをそろえなければならないため、初期費用はどうしても高くなります。しかし、近年は都道府県や自治体がICT利用促進のために、ICTを活用している介護事業所に補助を出すICT導入支援事業を実施しています。これらの制度を活用すれば、コストを抑えつつ、ICT化を実現できるでしょう。
ICT導入に使える「ICT導入支援事業」
では、ICT導入支援事業とはどのような事業なのでしょうか。
ICT導入支援事業では、介護事業所の業務効率化を通じて、介護職員の負担軽減を図るために介護ソフトやタブレット端末導入費用の支援を行っています。支援の対象になるのは、下記の機器です。
- 介護ソフト
- タブレット端末
- スマートフォン
- インカム
- クラウドサービス
- 他事業者からの紹介経費等
- Wi-Fi機器の購入設置
- 業務効率化に資するバックオフィスソフト（勤怠管理、シフト管理等）
これらの機器は正しく活用すれば業務効率化や職員の負担軽減に効果があることが実証されているため、積極的な導入が推進されています。なお、補助上限額は事業所の規模によって設定されています。令和2年度の補正予算案での補助上限額は、職員が1～10人の事業所は100万円、31人以上の事業所は260万円です。
出典：https://www.mhlw.go.jp/content/12300000/000673969.pdf
ICTでどんなことが可能になる？
ICT化により、介護業務はどのように変わるのでしょうか？ICTの活用例とともに事業所の取り組み事例を紹介します。
記録業務のICT化
スマートフォンやタブレットで入力できる記録システムを導入することで、訪問介護事業所の職員は訪問先から記録できます。訪問の合間の空き時間も活用でき、事業所に戻って記録をする必要がなくなります。介護施設の場合も、ケアを行いながら、食事や排せつの状況、バイタルが記録可能です。これまで記録業務にかかっていた時間を大幅に短縮することができるでしょう。
【取り組み事例】
介護記録「ケアコラボ」を利用した業務効率化と活用事例-社会福祉法人福祉楽団 特別養護老人ホーム杜の家なりた-
社会福祉法人福祉楽団特別養護老人ホーム杜の家なりたでは、2016年の開設当初から介護記録「ケアコラボ」を導入。職員に1人1台スマートフォンを支給し、記録できるようにしたことで、施設全体で記録時間の短縮を実現しました。また、家族共有機能を利用し、利用者さまのご家族にも記録を公開することで、情報共有だけではなく、コミュニケーションの活性化にもつながったと言います。
三密予防にも！介護職員に反発されないICT機器導入方法とは？-株式会社アシスト-
株式会社アシストでは、訪問介護サービスにおいて、2017年にICT機器を導入しました。50代～70代の高齢の職員が多く在籍している同社。導入にあたって高齢の職員からの反発はかなり大きかったと言います。しかし、機器を扱っている会社の担当者から直接レクチャーしてもらう機会を設定することで、今では反発していた職員も音声入力機能を使いこなせるまでになりました。また、機器の導入により、同じ利用者さまを複数人で対応するときに情報を共有しやすくなったそうです。
見守りのICT化
見守りシステムの導入により、介護施設での見守りを軽減することができます。利用者さまのベッドの下や壁にセンサーを取り付けることで、利用者さまの状態変化や心拍数、呼吸数、居室の状態を可視化しています。心拍数や呼吸数に異常があったときや、利用者さまが起き上がろうとするなどの状態変化があったときにアラートが鳴る機能もあるため、介護職員の数が少なくなる夜間にも効率的な見守りが叶います。
【取り組み事例】
理想の介護を実現！睡眠リアルタイムモニター、眠りSCANの活用術-社会福祉法人おおとり福祉会 特別養護老人ホーム朗友館-
もともと排せつの一斉介助に課題を感じていた社会福祉法人おおとり福祉会特別養護老人ホーム朗友館。見守りシステム「眠りSCAN」を活用すれば、利用者さまに合わせたタイミングで排せつ介助できるようになるほか、個室の利用者さまの様子が分かるようになり、職員の負担軽減につながるのではないかという理由で、2017年に導入しました。排せつ介助のほかにも、ターミナル期の方の心拍の変化が分かることから、ご家族を呼ぶ判断がしやすくなり、ご家族が最期に立ち会えるケースが増えたと言います。
眠りからケアを変える！見守りシステム「まもる～の」の導入事例 -社会福祉法人つるかめ 特別養護老人ホームつるかめの縁-
社会福祉法人つるかめ特別養護老人ホームつるかめの縁は、全床に見守りシステム「まもる～の」を導入し、「睡眠特化型特養」としてオープンしました。同施設では、リアルタイムで利用者さまの様子をモニタリングして職員の負担軽減に繋げるほか、睡眠のデータを日中・夜間のケアにも活かしています。具体的には、眠りの深さによって排せつ介助の回数を変えたり、睡眠のデータを見てよく眠れている場合は睡眠薬の減薬を実現したりしています。
排せつ予測のICT化
排せつ介助は介護職員の役割の1つですが、排せつのタイミングは人それぞれ違うので、予測が難しいのが課題です。排せつ予測ができるデバイスを活用すれば、適切なタイミングでの介助が叶うようになります。
介護ロボット・ICTの連携で次世代の介護を実現した方法とは？-社会福祉法人鈴鹿福祉会 特別養護老人ホーム鈴鹿グリーンホーム-
社会福祉法人鈴鹿福祉会 特別養護老人ホーム鈴鹿グリーンホームでは、排せつの予測にとどまらず、排せつ予測デバイス、見守りシステム、記録システムを連動させた排せつ支援に取り組んでいます。夜間は排せつ介助のタイミングが難しく、「眠りが浅いかつトイレに行きたくなるタイミングで排せつ介助をしたい」と考えていた同施設。機器同士の連携により、精度はまだ安定しないことがあるものの、夜間に適切なタイミングで排せつ介助ができるようになったそうです。
職員間のコミュニケーションや情報共有のICT化
ICTの活用により、職員同士のコミュニケーションの促進にも効果があります。訪問介護事業所では、介護職員が1人で訪問するので、外出先から事業所へ連絡したり、情報共有が必要になったりすることもあるでしょう。そんなときに、介護職員同士でコミュニケーションが取れるシステムを導入したスマートフォンやタブレットを使えば、情報共有や連絡がしやすくなります。訪問介護事業所以外でも、こうしたシステムを導入すれば、単に情報共有のためだけに行う会議や申し送りは不要になる可能性もあります。
【取り組み事例】
LINE WORKSでICT化を実現！情報共有にとどまらない活用術とは-株式会社あきた創生マネジメント-
株式会社あきた創生マネジメントでは、社内でのコミュニケーション量を増やすことを目的として、2020年からLINE WORKSを導入。報告や会議の議事録など、情報共有やコミュニケーションの活性化に役立てています。コミュニケーション量が増えたことに加えて、リアルタイムで情報共有できるようになったことで、業務上での情報の伝達ミスや漏れがなくなりました。また、LINEと同じように操作できるので、誰でも取り入れやすいところがメリットだと言います。
データ活用による介護施設の稼働率向上
ICT化により、介護施設の売上や居室稼働率を予測したり、コストを管理したりすることもできます。書類作成や確認の時間を減らし、施設全体の生産性アップにもつながるでしょう。
【取り組み事例】
ICT化で短期入所の稼働率向上を実現！稼働率118％を実現したメソッド-社会福祉法人由寿会-
社会福祉法人由寿会では、短期入所生活介護の稼働率向上のためにクラウド型営業支援システム「ペースノート」を導入しました。「ペースノート」の導入により、営業を担当する生活相談員の行動の見える化を実現。各相談員の業務状況や稼働率をデータベース化したことで、効果的な稼働法を追求できるようになりました。また、これまではExcelの営業管理シートの情報入力や、営業前の空床情報、稼働率の手動計算など、事務作業に多くの時間を使っていましたが、「ペースノート」導入後は1人あたり1ヵ月平均20～30時間程度削減することができています。
失敗しない導入方法
ICTは活用できれば、業務効率化やサービス品質向上などに効果が得られますが、やみくもに導入すると、購入したデバイスやタブレットが使われずに無駄になってしまうこともあります。どのような点に気を付ければいいのでしょうか。
導入を推進する人材を確保したうえで始める
ICTを活用するのはあくまで現場の介護職員です。トップ主導型ではなく、現場で活用を推進してくれる職員を確保し、現場の意見を聞きながら進めることが大切です。
他事業所の成功事例を活かす
すでに他事業所の取り組み事例を紹介しましたが、ICT化を進めている事業所の成功事例から学ぶのも手です。機器の選び方や活用の仕方だけではなく、介護職員の教育方法やICTの導入に消極的な介護職員の説得方法など学ぶ点は多いでしょう。
まとめ
ICTを活用できれば、単に事務作業を削減して業務効率化が実現できるだけではなく、介護サービスの品質向上や他事業所との連携強化などさまざまな面でメリットがあります。近年は多くのICT機器があるので、事業所の目的に合わせて導入してみてください。
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